Gidsen Rumst hecht veel belang aan de privacy van leden, leiding, ouders en andere sympathisanten. Daarom leggen we in deze verklaring uit welke gegevens we verzamelen en hoe we die verwerken. Alles gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR). Zo verkopen of geven wij nooit gegevens aan derden.

Alle gegevens die u ons bezorgt, blijven altijd binnen onze groep. Alleen de noodzakelijke gegevens gaan naar Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, wanneer we onze leden daar inschrijven. Hun privacybeleid vindt u hier. In zo’n geval treedt Gidsen Rumst op als verwerker van de gegevens.

Welke gegevens verzamelen wij?

Bij het begin van elk scoutsjaar vraagt de leiding u om via de groepsadministratie als ouder/ voogd een steekkaart voor uw dochter in te vullen of de reeds ingevulde steekkaart na te kijken. Op die manier verzamelt onze groep de volgende gegevens:

• Naam en geboortedatum
• E-mailadres en gsm-nummer. Die gebruiken we om u op de hoogte te houden van onze werking en om u te contacteren bij noodgevallen.
• Eventuele medische informatie of allergieën. Daar houden we rekening mee tijdens onze activiteiten.
• Gezinssituatie. Ook daar houden we rekening mee tijdens onze activiteiten. Zo weten we wie we best contacteren bij noodgevallen.
• Filosofische of geloofsovertuiging. Ook daar houden we rekening mee tijdens onze activiteiten of bijvoorbeeld bij het bereiden van maaltijden.
• Financiële gegevens. Dit kan nodig zijn om tegemoetkomingen, lid- of kampgeld te voltooien.

Bovendien vraagt de leiding u als ouder of voogd toestemming voor:

• Het toedienen van bij de apotheek vrij verkrijgbare pijnstillende en koortswerende medicatie in geval van hoogdringendheid. Zonder die toestemming mag alleen de dokter medicatie toedienen.
• Het publiceren van foto’s op bijvoorbeeld onze website, onze facebook- en instagrampagina.

Al onze leiding heeft toegang tot de persoonsgegevens van alle leden en leiding. Bij andere gevoelige gegevens beperken wij die toegang, zodat enkel de noodzakelijke leidsters hieraan kunnen.

Waarom verzamelen wij deze gegevens?

De hierboven genoemde gegevens zijn noodzakelijk voor de vlotte werking van onze groep. De leiding gebruikt die onder andere voor volgende doelen:

• ledenadministratie;
• verzekeren van elk aangesloten lid
• communicatie over de werking van onze groep
• organisatie van de wekelijkse activiteiten en evenementen.
• verspreiding van nieuwsbrieven en andere nuttige informatie.

Daarnaast verplicht Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw de verzameling van identificatiegegevens en persoonlijke gegevens. Zonder die gegevens kunnen wij uw kind niet aansluiten als lid.

Hoelang verzamelen wij deze gegevens?

Onze groep houdt deze gegevens nooit langer dan nodig bij. Bovendien houden we rekening met de verschillende wettelijke termijnen. De meeste gegevens vernietigen we tien jaar nadat uw kind stopt. De medische gegevens vernietigen we echter al na één jaar.

Bovendien vragen we om elk jaar opnieuw in te schrijven en dus vragen we ook elk jaar opnieuw om uw toestemming.

Welke rechten hebt u?

Op elk moment kan u uw gegevens inkijken, aanvullen, aanpassen of verwijderen.

Ook uw gegeven toestemming kan u steeds intrekken of aanpassen.

Vervolgens kan u nog vragen om het gebruik van bepaalde gegevens te beperken tot enkele specifieke doelen. In de meeste gevallen voldoen wij aan deze vraag, tenzij het gebruik een ernstige reden heeft in het belang van onze groep.

Hoe oefent u uw rechten uit?

Om al deze rechten uit te oefenen staat onze groepsleiding steeds voor u klaar. Spreek ook de andere leiding gerust aan op zondag of neem contact op via onze site. Probeer steeds zo precies mogelijk aan te geven over welke gegevens het gaat en wat u wilt doen. Zo vermijden we miscommunicatie. Om uw vraag te beantwoorden, controleren wij meestal uw identiteit. In zo’n geval vragen wij een kopie van uw identiteitskaart. 

Om de gegevens bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw te bekijken, logt u in op hun Groepsadministratie. Bent u tot slot niet tevreden met ons antwoord of zoekt u meer informatie? Dan kan u ook altijd terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gidsen Rumst kan de inhoud van deze pagina steeds aanpassen. Geüpdatet op 30 maart 2023.